Das Bezirksamt wird um folgende Auskunft gebeten:
Die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe schreibt auf ihrer Internetseite,
dass seit „Juli 2021 [...] unter der Federführung von der Senatsverwaltung für Wirtschaft,
Energie und Betriebe (SenWiEnBe) ein Partizipations- und Beteiligungsprozess aufgesetzt
[wurde], der in den kommenden zwei Jahren die Werkzeuge, Maßnahmen und Fähigkei-
ten in konkreten Vorhaben beschreibt, die in einem Weißbuch zusammengefasst werden.
Dabei werden Akteur:innen aus Verwaltung und Politik, Zivilgesellschaft, Wirtschaft und
Wissenschaft aktiv einbezogen, diese Vorhaben zu identifizieren und zu beschreiben. Die-
ser Prozess wird durch das gemeinsame Team aus den vier externen Dienstleistern be-
gleitet:
• IPG Institut für Partizipatives Gestalten mit dezidierter Beteiligungsexpertise
• d.quarks mit jeder Menge Transformationserfahrung
• Liquid Democracy: ein Akteur der digitalen Zivilgesellschaft
• aufsiemitgebrüll mit der Expertise für Kommunikation und Gestaltung
Diese Kombination macht unser Team so besonders, so anders.“
Weiterhin wurden folgende Thesen der Berliner Verwaltung zur Digitalisierung Berlin defi-
niert:
1. Digitalisierung ist ein Prozess, nicht die plumpe Einführung neuer Technologie.
2. Dieser Prozess muss gemeinsam gestaltet werden Das heißt: offene und transpa-
rente Kommunikation.
3. Die Digitalisierung in Berlin muss inklusiv, sozial, ökologisch und wirtschaftlich nach-
haltig sein und dabei immer dem Gemeinwohl dienen.
4. Die Grundlage: Ein Dialog mit Akteur:innen der Zivilgesellschaft, Wissenschaft, Ver-
waltung, Bürger:innen, Wirtschaft & Politik.
5. Alle müssen die Probleme des jeweiligen Themas verstehen und erst dann können
gemeinsame Ziele, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten bestimmt werden.
6. Für die Umsetzung der Vorhaben müssen Ressourcen, Verantwortung und Kompe-
tenzen klar sein.
7. Es geht um die gemeinsame Erprobung von den richtigen Werkzeugen, damit bes-
sere Lösungen entstehen.
8. Niemand kann die Zukunft voraussehen! Ein offener Umgang mit Fehlern ist die
wichtigste Tugend der Transformation.1
Zur Strategieentwicklung wurden drei Schritte definiert:
1. Grünbuch
Eine Bestandsaufnahme des Ist-Zustandes in Berlin und erfüllt drei Funktionen
- Das Grünbuch systematisiert die Diskussion und erklärt wichtige Begriffe,
um die Diskussionen über die Digitalisierung in Berlin handhabbar zu
machen.
- Das Grünbuch gibt einen umfassenden Überblick über den Ist-Zustand in
Berlin und die bestehenden Herausforderungen für die Stadt.
- Das Grünbuch arbeitet wichtige strategische Fragestellungen für die
Stadt heraus.
2. Partizipationsprozess
Hierbei werden interessierte Bewohner Berlins und Partnern der Berliner Stadtge-
sellschaft beteiligt.
3. Weißbuchprozess
Hierbei sollen Handlungsbedarfe aus dem Grünbuch und die Erkenntnisse des Par-
tizipationsprozesses in konkrete Ziele und Maßnahmen für Berlin überführt werden.2
Ich frage das Bezirksamt Pankow von Berlin:
1. Verfügt der Bezirk Pankow über einen Chief Digital(isation) Officer (CDO)?
Wenn ja, welche Aufgaben hat dieser inne? Wenn nein, warum nicht?
Nein, das Bezirksamt Pankow hat keinen CDO.
Diese aus der Privatwirtschaft stammende Stellenbezeichnung passt am bes-
ten auf den IT-Manager und Fachbereichsleiter Informations- und Kommuni-
kationstechnik, FM IKT M, Herrn Ibsen. Er steuert alle Prozesse rund um die
verfahrensunabhängige und verfahrensabhängige Hard- und Software, die an
über 40 Standorten im Bezirk Pankow der Aufrechterhaltung des Dienstbetrie-
bes des Bezirksamtes für ca. 2.500 Kolleg:innen zum Einsatz kommt.
Herr Ibsen steuert die Prozesse sowohl intern, als auch als Vertreter der
Dienststelle für IT-Belange gegenüber externen Akteur:innen.
2. Gibt es im Bezirk Pankow eine Zentralstelle „Digitalisierung“ oder ist diese
Aufgabe dezentral bei dem jeweiligen Ämtern verankert? (Bitte um Begrün-
dung der jeweiligen Verankerung und Aufschlüsselung nach Anzahl der be-
trauten Mitarbeiter ggfs. je Amt.)
Eine Zentralstelle Digitalisierung gibt es im BA Pankow nicht.
2 Mitarbeitende der SE Steuerungsdienst, Finanzen und Personal sind mit Auf-
gaben des Geschäftsprozessmanagements (GPM) in deren Fachbereich Or-
ganisation betraut. Im Fachbereich Informations- und Kommunikationstechnik
(FB IKT) sind 2 Mitarbeitende im Bereich Digitalisierungsmanagement tätig.
Diese insgesamt 4 Mitarbeitenden erfüllen dezentral die Aufgaben, die sich
aus der Umsetzung des E-Government-Gesetzes für Berlin für das Bezirksamt
Pankow ergeben. Weiterhin übernehmen die Mitarbeitenden des GPM die be-
zirklichen Koordinierungen für Berlin im Politikfeld Facility Management zur
Prozessanalyse und zur Definition der Sollprozesse.
3. Wie erfolgt die Digitalisierung bzw. deren Maßnahmen im Bezirk Pankow?
Dem Bezirksamt Pankow wurde im Rahmen der Zuordnung der Zuständigkei-
ten für das Geschäftsprozessmanagement (GPM) das Politikfeld Facility Ma-
nagement zugewiesen. Eine klare Zuweisung der zuständigen Senatsverwal-
tung durch den IKT-Lenkungsrat erfolgte, trotz mehrerer Anläufe in der ver-
gangenen Legislaturperiode bisher nicht, da das Politikfeld Facility Manage-
ment zu umfangreich ist und durch mehrere Senatsverwaltungen abge-
deckt/begleitet werden muss.
Sobald alle Behörden (Senatsverwaltungen und Bezirksämter) die Geschäfts-
prozesse Ihrer jeweiligen Politikfelder erfasst haben (Ist-Prozesse), werden
diese analysiert und optimierte Sollprozesse definiert, die dann in den einzel-
nen Behörden angewendet bzw. mittels neuester Technologie dezentral aus-
gerollt werden.
Weitere Maßnahmen wie z. B. die Einführung der digitalen Akte oder andere,
aus dem EGovG Bln. abgeleitete Aufgaben, werden im BA Pankow fristge-
recht geplant und umgesetzt, sofern es die zur Verfügung stehenden personel-
len und finanziellen Ressourcen zulassen.
Das Bezirksamt Pankow ist dabei von den externen Vorgaben und Rahmenbe-
dingungen der IKT-Steuerung abhängig, die die Umsetzung auf Bezirksebene
oft nicht einfach machen und verzögern.
4. Wie bewertet das Bezirksamt die erstmalige Erstellung einer Digitalstrategie
im Jahr 2021?
Die Pandemie hat verdeutlicht, wie wichtig die Erstellung einer Digitalstrategie
und deren schnelle Umsetzung ist. In der Berliner Verwaltung arbeiten jedoch
über 100.000 Kolleg:innen an diversen heterogen angebundenen Standorten
mit unterschiedlichster, zum Teil auch aufgabenspezifischer technischen Aus-
stattung. Daher ist es zunächst wichtig, dass die Berliner Verwaltung ihre Pro-
zesse erfasst, optimiert und damit den Service für die Bürger:innen verbessert.
Das EGovG Bln war für die Digitalisierung ein erster notwendiger Schritt, wei-
tere Meilensteine sind zum Teil definiert, weitere werden folgen.
Leider werden aktuell sehr viele Aufgaben parallel angegangen, wodurch
noch sehr viel mehr sichtbar wird, dass eine Digitalstrategie nicht nur erstellt,
sondern auch durch die Investition von Mitteln und die Bereitstellung der not-
wendigen Ressourcen ausgekleidet werden muss.
Gleichzeitig müssen die aktuellen Prozesse fortgeführt werden, um den Rück-
stau, der sich aus der Pandemie ergibt bzw. ergeben wird, nicht noch anwach-
sen zu lassen. Des Weiteren muss auch der demografische Faktor berücksich-
tigt werden. Aus Sicht des Bezirksamtes ist es wichtig, dass Strategien nicht nur
auf Senatsebene erarbeitet und vorgegeben werden, sondern auch die be-
zirkliche Ebene in die Prozesse der Strategieentwicklung einbezogen werden
muss.
5. Wie bewertet das Bezirksamt die Prozessdauer von zwei Jahren unter Anbe-
tracht der Tatsache, dass die laufende Digitalisierung der Wirtschaft bereits
seit Jahren unter Hochdruck läuft?
Die Digitalisierung in der Berliner Verwaltung läuft ebenfalls unter Hochdruck.
Der IKT Basisdienst „digitaler Antrag“ kann als ein Beispiel, wie die Berliner
Verwaltung ihre E-Government-Angebote kombiniert, medienbruchfrei gestal-
tet und damit den Service für die Bürger:innen stetig verbessert, betrachtet
werden. Wichtig ist, dass die bestehenden Prozesse gerade auf Bezirksebene
sorgsam erfasst werden, um dann zielstrebig optimiert werden zu können.
Weiterhin müssen die Strukturen der Bezirksämter angeglichen werden. Die
Schaffung eines 6. Geschäftsbereiches im Rahmen des aktualisierten Bezirks-
verwaltungsgesetzes war dafür ein erster wichtiger Schritt.
6. Wie wurde das Bezirksamt in die Erstellung des Grünbuchs involviert? (Bitte um
Aufschlüsselung etwaiger Termine und beteiligter Ämter bzw. Digitalisierungs-
beauftragter.)
Für das Bezirksamt ist es nicht möglich alle zum Thema Erstellung des Grün-
buchs durchgeführten Termine und daran beteiligte Ämter aufzuführen.
Im Bereich E-Government ist das Bezirksamt Pankow über viele Gremien
(bspw. IKT-Lenkungsrat und dessen Vorbereitungsgremium, Arbeitskreis IKT-
Management, ITDZ Nutzerbeirat, Mentorengruppe IKT-Kostenträger, AG IT-
Bestands- und Planungsübersicht, AG Informationssicherheit etc.) nicht nur bei
der Erfassung des IST-Zustandes der Berliner Verwaltung beteiligt, sondern
auch bei der Planung und Umsetzung der Digitalisierungsstrategie. Berlin hat
mit dem EGovG Bln die zentrale Steuerung der Umsetzung durch den/die
IKT-Staatssekretär:in festgelegt. Alle Verwaltungen und Bezirke arbeiten zu-
sammen an einer einheitlichen Umsetzung und richten sich an den zentralen
Vorgaben aus.
Das Bezirksamt geht davon aus, dass bei der Erstellung des Grünbuchs in al-
len Handlungsfeldern und -ebenen über Ressortabfragen, Ressortgespräche
und Fokusgruppen die angeführten Informationen auch unter Beteiligung der
Organisationseinheiten des Bezirksamtes zusammengeführt und evaluiert wur-
den.
7. Wie bewertet das Bezirksamt die aufgeführten Thesen der Berliner Verwaltung
zur Digitalisierung Berlins?
Das Bezirksamt begrüßt die angeführten Thesen. Es bleibt zu hoffen, dass das
Bezirksamt mit seinen spezialisierten Fachkräften seine Expertise auch bei der
Umsetzung der Digitalstrategie einbringen kann. Dazu wurden z.B. am
06.12.2021 alle Beschäftigten in einer Tagesmeldung eingeladen, sich am
Prozess der Erarbeitung einer neuen Smart-City-Strategie des Landes Berlins
per Workshopteilnahme oder per Onlineumfragen aktiv zu beteiligen.
Gleichzeitig werden diese Thesen auch schon in der Praxis bei einem gemein-
samen digitalen Projekt zur Verkehrsmessung und Verkehrsplanung in Kiezbe-
zirken mit ganz verschiedenen Akteur:innen (Vertreter der Berliner Hochschule
für Technik und Wirtschaft, Berlin-Partner, Verkehrsplaner des Stadtentwick-
lungsamtes und Mitarbeiter für Digitalisierungsmanagement des Bezirksamts)
umgesetzt.
8. Welche Ressourcen stellt der Bezirk heute und nach Abschluss der Erstellung
des Weißbuchs für die Umsetzung der Maßnahmen aus dem Weißbuch zur
Verfügung?
In Erledigung seiner gesetzlichen Aufgaben werden bereits jetzt vom Bezirk-
samt Ressourcen für die Daseinsvorsorge aus allen Bereichen bereitgestellt.
Beispielhaft sei hier die Schulbauoffensive genannt, an deren Umsetzung ver-
schiedene Organisationseinheiten (Schul- und Sportamt, Stadtentwicklungs-
amt, SE Facility Management etc.) beteiligt sind.
Es bleibt zu hoffen, dass z. B. durch den Einsatz von gemeinsamen digitalen
Planungstools bereichsübergreifend die Prozesse und Abläufe besser gesteu-
ert und koordiniert werden können, auch bei der Zusammenarbeit mit kommu-
nalen und privaten Versorgungsunternehmen, die besser in die Prozesse mit
einbezogen werden könnten.
9. Wird der Bezirk zusätzliche Ressourcen und monetäre Mittel zur Umsetzung
der Maßnahmen vom Land Berlin an-/einfordern? Wenn ja, wie sehen diese
aus? Wenn nein, warum nicht?
Das Bezirksamt bekommt aus diversen Titeln/Haushaltsplänen pauschale Mit-
tel für die Ausstattung der Arbeitsplätze der Kolleginnen und Kollegen im Be-
reich E-Government mit verfahrensunabhängiger Technik bereitgestellt. Ge-
rade werden die Umsetzungsmöglichkeiten – und schritte der aufgrund der
Pandemie von der IKT-Steuerung festgelegten One-Device-Strategie (ODS)
geplant. Abhängig von der finalen Konfiguration für das Bezirksamt werden
selbstverständlich die dafür notwendigen Ressourcen und Mittel für entspre-
chende Mehrbedarfe angemeldet. Allein die Ausstattung eines Notebooks mit
einer SIM-Karte für mobile Telearbeit ist bei mehreren hundert Notebooks ein
erheblicher periodisch wiederkehrender Kostenfaktor. Gleiches gilt für die Be-
schaffung von Serverkapazitäten, Softwarelizenzen etc..
Natürlich wird das Bezirksamt für die Erledigung von Aufgaben, die sich aus
der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie ergeben und nicht mit Ressourcen
und Mittel durch den Senat abgefedert sind, an- bzw. einfordern.
10. Wie bewertet das Bezirksamt die Aussage, dass „Digitalisierung ein Prozess“
(These 1) sei, jedoch kein agiler und kooperativer, dauerhafter Prozess durch
den Senat in Zusammenarbeit mit den Bezirken verankert ist?
Die Digitalisierung muss in einer wachsenden Stadt mit demnächst 4 Millionen
Einwohner:innen stematisch und strategisch geplant werden. Viele Faktoren
sind dabei zu berücksichtigen. Die Erarbeitung eines Grünbuches ist dabei ein
wichtiger Ansatz. Das Bezirksamt wünscht sich, dass die Expertise der einzel-
nen Fachämter der Bezirksverwaltung und auch die Expertise der vielen spezi-
alisierten Mitarbeiter:innen in den Fachämtern beim Erarbeiten der Prozesse,
die die Handlungsbedarfe abarbeiten, mit einbezogen wird.
Wichtig ist dabei unter Beteiligung vieler Akteur:innen auch einmal projektbe-
zogen zu experimentieren, um mit den gewonnenen Erkenntnissen ggf. den
Prozess wieder von vorne zu starten, wenn die Ergebnisse nicht den Erwartun-
gen entsprechen.
11. In welchen Gesprächs- und Arbeitsrunden wird die Thematik der Digitalisie-
rung zwischen dem Bezirk Pankow und dem Senat von Berlin besprochen?
(Bitte um Aufschlüsselung der involvierten Ämter und den etwaigen Terminen.)
Siehe dazu Antwort zu Frage 6)